Congressi e fiere: la nuova prospettiva del mondo digital

Fare congressi oggi: le opportunità del digital 

Come tutti noi sappiamo il sopraggiungere della pandemia ci ha posti davanti a nuove sfide. Le modalità di rapportarsi delle persone hanno infatti subito un vero e proprio stravolgimento per via della necessità di distanziamento. Non avendo più la possibilità di riunirsi fisicamente, le persone hanno dovuto trovare metodi alternativi per poter continuare a svolgere le attività che prevedevano dei contatti interpersonali, sia nel privato che in ambito lavorativo.

La soluzione per affrontare questo nuovo scenario è arrivata dal mondo digital con tools e piattaforme innovative che hanno permesso alle persone di riunirsi a distanza.

Fra i tanti ambiti toccati dalla mancata possibilità di creare assembramenti rientra anche quello dei congressi, delle fiere e delle convention, che durante il lockdown si sono dovuti trasformare in eventi virtuali. 

Grazie all’utilizzo di diversi servizi digitali è stato infatti possibile continuare a organizzare congressi e convention in una modalità smart con successo, garantendo gli stessi risultati degli incontri in presenza.

È sbagliato però pensare che il mondo dei congressi sia entrato a contatto col digitale solo in seguito al sopraggiungere della pandemia: già da tempo era infatti chiaro come l’integrazione di strumenti IT anche negli eventi in presenza ne potesse ottimizzare l’organizzazione e lo svolgimento, la raccolta e la condivisone dei dati, nonché la user experience dei partecipanti. Possiamo quindi propriamente dire che le necessità di distanziamento abbiano semplicemente accelerato un processo iniziato anni prima.

La nostra web agency sia durante che prima della pandemia ha infatti supportato molte agenzie di organizzazione di eventi nello sviluppo di piattaforme e tools per migliorare la gestione e lo svolgimento di fiere, congressi e conferenze. Per fornirvi alcuni spunti, andremo quindi a presentarvi diverse soluzioni specifiche elaborate da Aleide presentandovi alcuni case studies.

Aleide, digital partner per i congressi: Simac Tanning Tech 

Simac Tanning Tech è il salone internazionale con la più qualificata offerta di macchinari e tecnologie per le industrie calzaturiera, pellettiera e conciaria, che si svolge a Milano. In esso si possono trovare i più importanti produttori di macchine per calzaturifici, pelletteria e concerie, accessori e componenti, prodotti chimici, prototipazione dei modelli, attrezzature per laboratorio, materiali di consumo, automazione, apparecchi e impianti di depurazione, stampi e fustelle, sistemi di gestione e logistica, collaudo materiali, e sistemi di trasporto.

Aleide ha contribuito per la prima volta all’organizzazione di questo evento in occasione dell’edizione 2020, rinnovando poi la partnership anche per l’edizione 2021 e 2022, a cui stiamo attualmente lavorando. 

Per venire incontro alle esigenze di Simac Tanning Tech, abbiamo sviluppato una piattaforma che comprende sito web e app fruibili sia in italiano che in inglese, ad uso di visitatori ed espositori, e un’interfaccia d’amministrazione per l’ente organizzatore.

Sia tramite sito che tramite app, i visitatori hanno innanzi tutto la possibilità di registrarsi e accreditarsi all’evento.

In seguito all’accredito, l’utente riceverà tramite e-mail il biglietto elettronico gratuito da esibire all’entrata dei padiglioni della fiera.

Gli espositori che prendono parte all’evento all’interno della piattaforma dispongono di un’area riservata in cui poter inserire e gestire le informazioni relative ai dati della propria azienda, le linee di prodotto e lo staff del loro stand. Tutte queste informazioni sono rese poi disponibili agli utenti, che potranno visualizzarle - in parte in chiaro, in parte solo previa registrazione e login - accedendo al sito dell’evento. I visitatori, attraverso un’apposita barra di ricerca, hanno la possibilità di cercare gli espositori per categoria, nome azienda, nome dei prodotti o nominativi dello staff. Inoltre, cliccando su un’apposita call to action, hanno anche la possibilità di entrare in contatto con i singoli espositori o con i singoli commerciali. 

All’interno della piattaforma è inoltre stata implementata una chat, utilizzabile sia in modalità one to one che broadcast, tramite cui i partecipanti possono comunicare con l’organizzatore, lo staff o con altri visitatori.
L’abilitazione alla ricezione dei messaggi in chat e del materiale informativo da parte di un espositore avviene tramite una funzione “Connect”, che permette a espositori e visitatori di creare un collegamento e autorizzare queste interazioni. Il collegamento viene stabilito in automatico nel momento in cui un utente entra in contatto con l’espositore attraverso la sua pagina dedicata all’interno del sito web, altrimenti può essere autorizzato a tramite app.

L’app, infatti, permette di inquadrare i QR code in dotazione agli stand degli espositori per visualizzare la loro scheda all’interno della piattaforma ed entrare in contatto con loro.

Sull’app sono abilitate le funzionalità di push notification, particolarmente utili nel caso in cui l’organizzazione voglia inviare messaggi broadcast a tutti i partecipanti per comunicare un evento che sta per iniziare o fornire un’importante informazione di servizio.

La piattaforma comprende poi un’ulteriore sezione dedicata alle mappe, di cui gli utenti potranno servirsi per orientarsi con maggiore facilità all’interno dei padiglioni. 

Infine, per quanto riguarda l’interfaccia sviluppata per l’ente organizzatore, essa permette di amministrare tutte le sezioni della piattaforma citate sopra e i relativi dati forniti dagli utenti.  Inoltre, comprende una funzione di reportistica dettagliata real time riguardo:

• tempo di fruizione della piattaforma,
• statistiche di accesso per tipologia di device,
• statistiche sulle pagine più visitate e sulle parole chiave usate per le ricerche,
• statistiche sull’utilizzo della piattaforma e sulle interazioni tra visitatori ed espositori.

Aleide, digital partner per i congressi: Geco Expo

Geco expo è la fiera virtuale italiana sulla sostenibilità per la mobilità, il turismo, l'energia, l'ecofood e l'economia circolare, nata nel 2021 come risposta alle conseguenze della pandemia sull'industria degli eventi.

La fiera offre a tutti i partecipanti e visitatori un'esperienza immersiva in un ambiente totalmente virtuale e interattivo, altamente personalizzato in tutti gli aspetti.

La nostra web agency ha partecipato all’organizzazione di questo evento sia in occasione della prima edizione nel 2021 che della seconda edizione nel 2022, in cui i macro-temi trattati sono stati:

• Economia circolare
• Ecofood
• Energie rinnovabili
• Turismo sostenibile & mice
• Mobilità sostenibile
• Tematiche legate agli obiettivi del Green New Deal

Lo scopo dell’evento è quello di dare a tutti i soggetti interessati a realizzare un futuro di sviluppo sostenibile, la possibilità di entrare a contatto con aziende e istituzioni, innovatori e investitori, giovani startupper e rappresentanti dei settori della mobilità e turismo sostenibile, ecofood, mobilità ed energie rinnovabili.

La fiera si svolge all’interno di un ambiente virtuale 3D sviluppato da HyperFair in cui gli utenti, dotati di un avatar personale, possono esplorare i diversi stand nel metaverso.

Aleide ha collaborato all’evento realizzando una piattaforma web, fruibile sia in italiano che in inglese, che permette la registrazione e l’accredito di:

• espositori
• buyer
• sponsor
• visitatori
• giornalisti
• contributor

Tramite essa tutti gli utenti registrati hanno la possibilità di accedere a un'area personale in cui gestire le proprie informazioni pubbliche, visualizzare i contenuti extra e accedere alla piattaforma 3D.

In particolare, la piattaforma web sviluppata da Aleide permette a espositori e buyer di gestire il proprio calendario appuntamenti, segnalare gli slot orari in cui sono disponibili, richiedere incontri e gestire gli inviti ricevuti da altri utenti.

Inoltre, essa permette loro la gestione dell'intero flusso, dal primo contatto generato tramite compilazione del form apposito sul sito. Infatti, dopo la generazione del lead, gli utenti possono accedere all'iscrizione vera e propria presso il portale, all'attivazione a seguito dell'avvenuto pagamento, alla pubblicazione sul sito e all'attivazione dell'area personale.

Accedendo al backend del sito, l’admin può invece gestire il programma dell'evento, degli speaker, delle sale, con possibilità di inserire documenti, video e altre informazioni disponibili nel front-end (in parte liberamente, in parte previo login da parte dei visitatori)

Infine, abbiamo inserito una sezione blog in cui i partecipanti possono visualizzare articoli e contenuti aggiuntivi relativi all’evento e ai temi trattati.

Aleide, digital partner per i congressi: Geco For School 

Geco for school è una fiera virtuale dedicata alla sostenibilità, che prevede un percorso formativo per le scuole superiori in cui vengono trattati i seguenti argomenti:

• Eco-food
• Mobilità green
• Turismo sostenibile
• Energie rinnovabili
• Economia circolare

L’evento si svolge all’interno di una piattaforma 3D in cui gli studenti, dotati del proprio avatar personale, possono seguire il percorso formativo accedendo alle cinque aree tematiche di cui sopra. Ad ognuna di esse è associato uno stand presso cui gli studenti possono visionare filmati e materiali informativi e, alla fine, partecipare ad un quiz per verificare le conoscenze apprese.

La nostra web agency in occasione della prima edizione della fiera, organizzata nel 2021, ha collaborato all’evento sviluppando la piattaforma web con le seguenti funzionalità:

• presentazione dell'evento
• form di iscrizione da parte delle scuole
• gestione delle scuole iscritte, da parte del personale amministrativo
• gestione degli studenti, da parte delle scuole, tramite area riservata
• iscrizione dei singoli studenti, autorizzati preventivamente da parte delle scuole
• iscrizione delle università, che potevano presenziare all'evento e presentare i propri corsi di laurea ai diplomandi
• gestione dei quiz da parte da parte dell'organizzazione dell'evento (creazione quiz, domande, risposte, punteggi, regole di visualizzazione)
• gestione del calendario di accesso alla piattaforma 3D per le diverse scuole
• visualizzazione, da parte delle scuole, dei dati di accesso dei loro studenti e della compilazione dei quiz
• visualizzazione, da parte dell'organizzazione dell'evento, dei dati di partecipazione
• integrazione con la piattaforma 3D per la generazione dei token di accesso e visualizzazione del link per entrare nella piattaforma solo nei giorni e orari consentiti.

Vediamo alcune funzionalità in dettaglio.

Accedendo alla piattaforma web della fiera, i referenti delle scuole possono aderire all’evento, dando quindi la possibilità ai professori abilitati di accedere a loro volta e iscrivere gli studenti per partecipare.

Inoltre, la piattaforma da noi creata, tramite interazione API con la piattaforma 3D sviluppata da Coderblock, permette di tracciare gli accessi a quest’ultima, creare i quiz di apprendimento a cui gli studenti possono accedere in seguito alla conclusione del percorso relativo a una specifica area tematica e verificarne compilazione e tempi di risposta.

La verifica in tempo reale delle risposte corrette dei quiz e la registrazione dei tempi di risposta permettono di creare una classifica delle scuole basata sui risultati ottenuti dagli studenti (contest «La Tua Scuola Sostenibile»).

In seguito alla conclusione dei vari percorsi, nel caso in cui i quiz abbiano avuto un punteggio sufficiente, vengono creati in automatico degli attestati di partecipazione per i singoli alunni, che potranno essere da loro scaricati in formato pdf all'interno della loro area riservata.

Inoltre, è stata data ai professori la possibilità di accedere tramite login per visualizzare i dati relativi ai i progressi dei ragazzi, verificandone gli accessi effettuati, il numero di quiz compilati e i punteggi ottenuti.

Il sito prevede infine anche una sezione blog, dove sia studenti che professori possono consultare numerosi articoli e materiali aggiuntivi sui temi trattati.

Infine, per quel che riguarda l’amministrazione, tramite login al backend della piattaforma, l’ente organizzatore ha la possibilità di gestire le approvazioni delle richieste sponsor per l’evento, la pre-iscrizione, approvazione, modifica e eliminazione delle richieste di adesione delle scuole, consultare tutti i dati relativi a scuole e studenti, creare i quiz di valutazione e aggiornare il blog.

Soluzioni Aleide per i congressi: call for proposals, dall'acquisizione alla valutazione, fino alla creazione del programma  

Aleide ha creato, in occasione di collaborazioni con diversi clienti, un pannello di gestione per i congressi che permette di seguire l’intero flusso sin dall’apertura del call for proposals fino alla generazione del programma finale dell’evento.

Questa soluzione permette innanzi tutto di creare all’interno della piattaforma un nuovo congresso, indicandone il nome e le date in cui si svolgerà. In seguito, è quindi possibile inserire le sale, gestire i diversi step di avvicinamento al congresso, gestire tutte le proposte arrivate in seguito al call for proposals e farle confluire poi nel programma del congresso, che diverrà il cuore pulsante intorno a cui si svilupperanno la successiva app e il sito web. 
Il programma del congresso, con sale, giorni, sessioni, presentazioni e relatori, sarà inoltre esportabile in diversi formati (excel, pdf e word) a beneficio della segreteria organizzativa ma anche per la stampa del programma cartaceo, laddove richiesto.

Nello specifico, la call for proposal consiste nella creazione di un form che permetta di raccogliere le varie idee e proposte tematiche degli ospiti chiamati ad intervenire durante il congresso in qualità di speakers. Essi, all’interno del form, devono quindi inserire la loro proposta, indicandone la categoria di appartenenza, allegando immagini e documentazione a supporto della propria argomentazione, e infine scrivendo un abstract che contenga il fulcro del proprio intervento.

Molte delle piattaforme sviluppate ad hoc per i congressi dalla nostra web agency, contengono una sezione dedicata alla call for proposal, che, oltre a svolgere tutto il processo di cui sopra, permette anche di:

• definire data di apertura e chiusura di ricezione delle proposte
• gestire la valutazione dei lavori inviati tramite assegnazione random ai revisori
• seguire il processo di valutazione
• seguire il flusso di approvazione
• catalogare le proposte accettate.

Soluzioni Aleide per i congressi: gestione delle comunicazioni

Un aspetto molto importante, nonché stressante, ben conosciuto da chi organizza fiere e congressi, è rappresentato dalla macchina organizzativa e logistica che sta dietro all’evento. Nel processo di organizzazione si possono infatti riscontrare diverse problematiche, per esempio in relazione alla ricerca degli alberghi per gli speaker, alla gestione degli spostamenti e al mantenimento di una comunicazione costante con tutti i soggetti coinvolti nel congresso, ovvero presentatori, visitatori e sponsor.

Il pannello di gestione per fiere e congressi creato da Aleide, già citato nel paragrafo precedente, offre l'opportunità di ottimizzare la gestione di queste problematiche e andare incontro alla loro gestione. Esso, infatti, permette sia un tracciamento della comunicazione massiva che di tipo one to one con tutti gli attori che prendono parte a questo tipo di eventi, in modo tale da assicurare una buona ricezione delle informazioni relative al planning dell'evento.

Per quel che riguarda le comunicazioni massive, il tool si interfaccia tramite API con la piattaforma Mail Up, in modo da garantire una migliore deliverability dei messaggi oltre che il tracciamento di consegne, aperture e clic.
Per quel che riguarda invece le comunicazioni one to one, lo strumento tiene conto dello scambio e-mail analogamente a quanto avviene in una piattaforma di ticketing.

Efficientamento del centro Slide: dal tagliacode al software di acquisizione e registrazione delle presentazioni

Un altro processo che può risultare difficoltoso e macchinoso durante l’organizzazione di un congresso riguarda la raccolta dei materiali a supporto delle varie presentazioni.

Per semplificare questo procedimento, la nostra web agency ha elaborato una soluzione che prevede l’uso integrato del sito web e di un totem all’interno dei padiglioni congressuali, così da gestire con maggiore facilità gli speaker.

Innanzitutto, grazie a un sistema di e-mail automation, prima dell’inizio del congresso tutti i presentatori ricevono un’e-mail che chiede loro di accedere tramite log-in al sito web dell'evento e di caricare nella sezione apposita le slide relative alla propria presentazione e i materiali aggiuntivi.

In seguito, il giorno dell’inizio del congresso, presso la reception ognuno di loro viene munito di un badge personale che permette di accedere alle varie sale, dotato di un QR code.

Recandosi quindi presso uno dei totem multimediali collocati all'interno dello slide center, ovvero l'area del congresso dedicata ai servizi di assistenza per lo svolgimento delle presentazioni, gli utenti possono registrarsi scansionando il proprio QR code, visualizzando così la lista degli interventi a cui lo speaker prenderà parte, comprensiva di giorno, orario e sala in cui essi avranno luogo. Per ciascuna presentazione gli speaker sono invitati a firmare la liberatoria per l’utilizzo e la pubblicazione del materiale all'interno degli atti del convegno, successivamente all'evento. Questo processo prevede una firma da apporre tramite touchscreen, il che aiuta dal punto di vista della velocità e dell'archiviazione nella raccolta delle firme, oltre che - non meno importante - a evitare inutili sprechi di supporti cartacei.

L'aspetto più rilevante riguarda però il fatto che il totem viene sfruttato anche per creare un sistema tagliacode. Tramite esso, infatti, tutti gli utenti hanno la possibilità di mettersi in coda per essere ricevuti da uno degli operatori che offriranno loro assistenza per ottimizzare le slide della presentazione. La presa in carico del relatore, da parte dell'operatore del centro slide, non seguirà meramente l'ordine di registrazione, secondo il ben noto paradigma FIFO (First In, First Out), ma creerà dei corridoi preferenziali per quegli speaker che sono attesi in sala da lì a breve. 

Il file della presentazione sarà poi acquisito tramite un software custom, sviluppato sempre da Aleide, che converte dal formato ppt al formato necessario per la visualizzazione in sala. Il software, inoltre, gestisce il versioning della presentazione (qualora vengano apportate modifiche nel centro slide, in modo da tenere lo storico di tutte le versioni) oltre che della sua proiezione e registrazione (comprensiva di intervento dello speaker) in sala, nel corso dell'intervento live.

Tale software è stato concepito con una serie di accorgimenti grazie ai quali eventuali interruzioni di rete, tutt'altro che rari nei centri congressi, non precludano il regolare svolgimento della presentazione in sala.

E-poster

Fra le innovazioni che la web agency Aleide ha realizzato, collaborando con i propri clienti per l’organizzazione di fiere e congressi all’avanguardia, rientrano anche gli e-poster.

Si tratta della versione digitale dei tradizionali poster scientifici, molto usati in occasione di congressi medici.

A differenza del supporto classico, gli e-poster prevedono una proiezione del layout su dei monitor touchscreen.

Usufruendo di questo tool gli utenti possono selezionare in autonomia l’e-poster da visualizzare, filtrandoli per autore, titolo, argomento o keywords. È possibile, inoltre, ascoltare dei brevi audio derivanti dagli speech e dare una valutazione in merito agli interventi.

Anche questo tool, come quelli citati nei paragrafi precedenti, può essere gestito attraverso il pannello multifunzionale sviluppato da Aleide. Attraverso esso è infatti possibile caricare, modificare e proiettare il contenuto dei vari manifesti. L’accesso a questa funzionalità è disponibile non solo per gli organizzatori del congresso ma anche per gli speaker, in modo che essi possano autonomamente apportare delle correzioni alle loro informazioni di presentazione.

È evidente che una soluzione di questo tipo presenti numerosi vantaggi, fra cui spiccano:

• La diminuzione dell’uso di supporti cartacei, in un’ottica ecosostenibile.
• La possibilità di modificare i contenuti in qualsiasi momento, annullando il problema, molto frequente qualora si decida di usare il supporto tradizionale, legato a refusi o ad altri errori che spesso vengono notati solo all'ultimo minuto

Mobile App per il congresso, altri casi d'uso

Nei paragrafi precedenti abbiamo già parlato dell'uso delle app dei congressi per la consultazione del programma, dei relatori o degli espositori e degli sponsor di una fiera.

Questi sono gli utilizzi più comuni, ma l'app sviluppata da Aleide in occasione di questi eventi non si limita a questo.

Con essa, ad esempio, è possibile creare engagement per i visitatori dando loro possibilità di rispondere in real time a domande poste live dai relatori. Durante gli speech, infatti, gli utenti registrati possono visualizzare, tramite l’applicazione, dei quesiti a risposta multipla o dei sondaggi, grazie ai quali hanno l'occasione di interagire attivamente con le presentazioni.

Inoltre, l’applicazione può essere usata per dialogare con la segreteria organizzativa, o chattare con altri visitatori, come già citato nel caso di Simac Tanning Tech.

O ancora, è possibile proporre quiz e giochi in un'ottica di gamification, con un doppio vantaggio:

• intrattenere e coinvolgere i visitatori grazie alla componente ludica
• far memorizzare meglio i brand degli sponsor creando negli utenti un effetto priming

Uno dei giochi che abbiamo più volte integrato nelle applicazioni al fine di raggiungere questi obbiettivi è Memory. Esso, infatti, si presta perfettamente a pubblicizzare i brand sponsor grazie alla possibilità di inserire nelle caselle diversi loghi. Inoltre, si tratta, come tutti ben sappiamo, di un gioco di facile fruizione, adatto a persone di tutte le età

Infine, l’app permette di raggiungere i visitatori con push notification, che possono essere utilizzate per inviare messaggi broadcast a tutti i partecipanti del congresso, ma anche messaggi privati o rivolti a un determinato gruppo di visitatori, ad esempio gli iscritti ad uno specifico panel a pagamento.

Soluzioni intelligenti per il congresso: esempi di digitalizzazione e AI

Poiché la nostra web agency si occupa di sviluppo custom, ovviamente non ci limitiamo ad un elenco preconfezionato di applicativi sviluppati e disponibili su uno store, ma soprattutto alla creazione di tools tailor made concepiti appositamente in base alle esigenze dei consumatori.

Per questo, Aleide lavora a fianco dei propri clienti per trovare le soluzioni specifiche migliori per l'organizzazione di un evento, non solo seguendo le indicazioni contenute nel brief ma anche attraverso una lunga fase di confronto, consulenza e attenta valutazione.

Ad esempio, in occasione di uno dei tanti eventi per cui abbiamo collaborato, abbiamo sviluppato un tool creato ad hoc per acquisire e archiviare le foto scattate dai fotografi ufficiali. Una volta acquisite, il software provvedeva a renderle immediatamente disponibili per la loro visualizzazione presso uno dei totem presenti all’interno dei padiglioni.

Trattandosi però di migliaia di foto, i visitatori avrebbero potuto riscontrare delle difficoltà nel ricercare le immagini che li riguardavano, rischiando di sprecare moltissimo tempo. Per risolvere questa criticità, abbiamo implementato una funzione di AI Face Detection: il visitatore poteva scattare un selfie tramite la webcam del totem e questi, una volta elaborato il selfie, presentava immediatamente tutte le foto in cui era stato immortalato. 

Considerazioni finali 

Come è emerso dalle numerose case histories che abbiamo presentato nei paragrafi precedenti, l'organizzazione di  congressi, fiere e convention può risultare molto complessa. Per questo, risulta fondamentale collaborare con esperti del settore che possano elaborare le migliori soluzioni, pensate appositamente in base alle esigenze specifiche del caso.

Se per la gestione del vostro evento aveste necessità di avvalervi di un tool analogo a uno di quelli presentati in questo articolo, o voleste discutere di una nuova funzionalità che avete in mente appositamente per il vostro caso, non esitate a contattarci!