I nuovi strumenti per gestire presenze e buste paga

Addio badge, benvenuta timbratura virtuale 

Fino a non molto tempo fa la timbratura del cartellino era l’unica forma di controllo che le aziende potevano adottare per verificare le presenze dei dipendenti.

La grande diffusione dello smartworking avvenuta negli ultimi anni ha profondamente cambiato le necessità di datori di lavoro e dipendenti, mettendo in luce quanto questa modalità di rilevazione delle presenze sia limitante. 

Durante la pandemia molte aziende si sono infatti trovate costrette a interfacciarsi con lo smartworking per la prima volta, modificando quindi improvvisamente le modalità di lavoro, di controllo delle attività dei dipendenti e la concezione della giornata lavorativa. 

Di conseguenza, per tutti coloro che fino a quel momento si erano serviti dei badge per registrare le presenze sul luogo di lavoro è emersa la necessità di trovare una soluzione innovativa e più flessibile: la timbratura virtuale

La timbratura virtuale è una modalità di rilevazione delle presenze che prevede l’utilizzo di un qualsiasi dispositivo connesso a internet, come il proprio smartphone per esempio, facendo quindi venire meno la necessità di recarsi in un luogo preciso, anche grazie al fatto che essa possa essere integrata con una funzione di geolocalizzazione.  

Nonostante questo strumento abbia cominciato ad essere largamente utilizzato per gestire le presenze da remoto, esso si può rivelare molto efficace anche per controllare i dipendenti che si recano in azienda, mostrandosi quindi una soluzione vincente soprattutto per quelle aziende che prevedono delle modalità di lavoro miste e che così si possono così servire di un unico tool per rilevare tutte le presenze. 

Digitalizzare questo processo attraverso lo sviluppo di una piattaforma HR web-based e l’accesso ad essa tramite uno strumento di cui siamo tutti dotati come il telefono può generare un ritorno positivo sia per l’azienda che per i dipendenti.

Ai dipendenti viene garantita la stessa modalità di conferma della presenza sia nel caso in cui si operi presso l’azienda che in servizio esterno, in sedi distaccate o in smartworking, semplificando pertanto l’operazione e rendendola più accessibile. 

L’azienda servendosi di una piattaforma di questo tipo e di un cloud integrato può ottimizzare la gestione dei dati relativi alle risorse umane e avere una maggiore sicurezza relativa alla loro conservazione. Per raggiungere questo obbiettivo si potrebbe inoltre pensare di inserire questo strumento all'interno della Intranet aziendale, invece che usarlo in quanto tool stand alone.

Software per la gestione delle presenze: quali sono i vantaggi?

Come già accennato, i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software per gestire le presenze possono essere molteplici. 

Dopo esserci focalizzati sul tema della timbratura virtuale dobbiamo infatti chiarire che essa può essere solo una delle tante funzionalità integrate in un software di questo tipo. 

Utilizzando una piattaforma HR web-based le aziende possono infatti gestire le presenze dei dipendenti, la loro anagrafica, le note spese, i rimborsi, i permessi e le ferie con un unico strumento. 

Ogni dipendente può avere a disposizione un’area personale dove siano visibili i documenti relativi al suo impiego come contratti, buste paga e certificazioni, il monte ore di lavoro previsto e i ratei di maturazione. 

La timbratura virtuale può permettere al software di trasferire nell’immediato i dati relativi all’entrata e uscita dei dipendenti nel foglio presenze. Il sistema di conseguenza, aggiornandosi in automatico, può calcolare autonomamente le ferie e i ROL senza rischiare di incorrere in alcun tipo di errore causato dall’inserimento manuale di formule e rendendoli visibili in real time sia al datore di lavoro che al dipendente attraverso l’applicazione.

Potrebbe di conseguenza essere integrata anche una funzione che permetta di gestire dalla piattaforma in questione la richiesta e l’approvazione di periodi di ferie o permessi e le dichiarazioni e documentazioni relative a periodi di assenza per malattia. 

Infine, per tutti gli impieghi che prevedono un rimborso spese, il sistema potrebbe attuare un calcolo automatizzato del rimborso chilometrico in seguito all’inserimento di tutte le informazioni relative alla trasferta da parte del dipendente, permettere di allegare fatture e scontrini e consentire al datore di lavoro di approvare il ritorno delle spese effettuate in busta paga. 

È quindi chiaro come l’utilizzo di un gestionale completo delle funzionalità appena citate con dashboard real time, accessibile sia da dipendenti che datori di lavoro, può permettere di ottimizzare le risorse impegnate nella gestione dei dati HR, incrementare la produttività ed evitare rischi di non conformità garantendo una totale trasparenza. 

Inoltre, è importante considerare che per l’azienda avere a disposizione all’interno di un’unica piattaforma i dati relativi a orari di entrata ed uscita, richieste di ferie o permessi e assenze per malattia può semplificare le operazioni di analisi relative alla produttività dei propri dipendenti. 

Per ottimizzare maggiormente questa analisi, si potrebbe anche considerare di far confluire questa mole di informazioni all'interno del software ERP della propria azienda, in modo da avvalorare i dati contabili.

Cloud per la condivisione dei dati: come ottimizzare l’elaborazione dei cedolini

L’uso di un software per la gestione delle presenze, se integrato con un cloud, può rivelarsi molto funzionale anche per ottimizzare l’elaborazione delle buste paga da parte dei Consulenti del lavoro e Commercialisti a servizio dell’azienda. 

L’elaborazione dei cedolini è un’operazione molto complessa che deriva dall’analisi di una mole cospicua di dati e che deve essere concentrata in un breve periodo di tempo, favorendo quindi un’alta probabilità di poter commettere qualche errore. 

Le inefficienze che possono causare dei problemi in questa operazione possono essere molte, fra cui la mancata condivisione tempestiva dei dati con i professionisti da parte dell’azienda. 

L’uso di un cloud integrato alla piattaforma per la gestione dei dati HR accessibile da commercialisti e consulenti del lavoro può rivelarsi una soluzione efficace per avere disponibilità di tutti i dati real time ed ovviare a questo problema.

Questi professionisti inoltre oggi possono servirsi a loro volta di software che rendono possibile il trasferimento automatico dei dati derivanti dal cloud aziendale all’interno dei fogli di calcolo, ottimizzando così i tempi di elaborazione delle buste paga e diminuendo il rischio di errori. 

Infine, la condivisione di un cloud tra azienda e professionisti può permettere a questi ultimi di condividere, una volta ultimate, le buste paga nell’immediato, evitando così ritardi inammissibili nella loro consegna. 

Considerazioni finali 

Abbiamo visto come l’uso di un software per la gestione delle presenze integrato ad un cloud possa portare innumerevoli vantaggi sia all’azienda e ai suoi collaboratori che ai dipendenti. 

Per questo la nostra web agency  ha supportato diversi clienti sviluppando delle piattaforme tailor made che andassero incontro alle loro necessità per ottimizzare la gestione dei dati HR. 

Se anche la tua azienda necessita di un servizio di questo tipo, non esitare a contattarci per una consulenza!