Aleide per Istituto Freud
Cliente: Istituto Freud
Scuola Paritaria S. Freud
L’istituto superiore di secondo grado S. Freud è una scuola privata paritaria di Milano, che svolge un servizio pubblico d’istruzione, formazione ed educazione. Include: Istituto Tecnico Informatico, Istituto Tecnico Turistico, Liceo delle Scienze Umane.
Esigenza di Digital Transformation
Oltre a rafforzare la propria presenza e visibilità in rete, la scuola Freud aveva la necessità di disporre di strumenti tecnologici per: semplificare le procedure di amministrazione e della segreteria scolastica; gestire in modo digitale le pratiche e la trasmissione di documenti dalla scuola alle famiglie e viceversa; rendicontare l’attività dei docenti.
Per la Scuola S. Freud abbiamo sviluppato il sito web istituzionale e una piattaforma custom, per la gestione di attività amministrative e procedure di segreteria.
Sito web istituzionale
Sviluppato con piattaforma custom, il sito web dell’istituto Freud, www.istitutofreud.it, è responsive, dunque fruibile da qualsiasi device. È progettato su misura, con struttura e layout semplici e intuitivi, con un occhio di riguardo all’usabilità e agli aspetti SEO (Search Engine Optimization).
Il sito permette di entrare nella realtà dell’istituto, fornendo informazioni dettagliate in merito alla scuola, a ciascun indirizzo di studi, ai numerosi progetti proposti, ai servizi offerti a studenti e famiglie, e dà un accesso diretto a strumenti di utilità e ad aree dedicate. L’istituto offre inoltre un servizio di placement per gli studenti diplomandi o diplomati: nel sito le aziende possono registrarsi e inviare i dettagli relativi alle posizioni in stage ricercate dall’organizzazione, gli studenti possono consultare le offerte e inviare la propria candidatura.
Google Ads
Per accrescere la visibilità dell’Istituto Freud, inoltre, ci occupiamo di creare e monitorare campagne Google Ads.
Totem multimediale interattivo
Per migliorare la fruizione delle informazioni pratiche/organizzative da parte degli studenti e dei genitori che si recano in sede, Aleide ha dapprima effettuato una ricerca per selezionare l'hardware più vicino alle esigenze progettuali e poi ha sviluppato un'applicazione web based che si interfaccia con gli altri sistemi software già in dotazione all'istituto.
E' quindi possibile, previo login, consultare la disposizione delle aule, gli orari delle lezioni, la collocazione dei professori e tante altre informazioni pratiche.
In aggiunta è possibile pagare le rette scolastiche e i prodotti prenotati tramite l'e-commerce dell'istituto Freud.
Il tutto con UI/UX pensate ad hoc per lo schermo verticalizzato del totem e soprattutto per la fruizione tramite touch screen.
Piattaforma gestionale
Per ottimizzare i processi di amministrazione e segreteria didattica della scuola, ubicate in differenti sedi, abbiamo sviluppato uno strumento ah hoc unico.
Abbiamo digitalizzato tutti i processi legati alla carriera scolastica dello studente: documenti, attestazioni, rette, fatture (con fatturazione elettronica eseguita in automatico, tramite API, giornalmente), permessi e autorizzazioni a gite e uscite scolastiche. Tramite le proprie credenziali, i genitori degli studenti accedono a un’area dedicata da cui possono monitorare permessi, esoneri e assenze del minore, controllare le rate da pagare durante l’anno, firmare i documenti da casa e inserire nel sistema file pdf con la propria firma incorporata.
Il tutto fornendo anche un collegamento al registro elettronico, già in uso dall’istituto, sia dal punto di vista dell'esperienza utente (Single Sign On per passare dal registro elettronico alla nostra piattaforma, senza necessità di effettuare nuovamente il login), sia dal punto dei vista dei dati (alcuni dati del registro elettronico vengono importati automaticamente nel sistema e avviano processi di fatturazione per attività extra e altre notifiche).
Anche le procedure di iscrizione sono state semplificate: tramite un tablet presso gli uffici della segreteria il genitore appone la firma sui documenti e viene automaticamente creata tutta la documentazione necessaria.
Dalla piattaforma, gli uffici scolastici possono verificare le ore dei docenti – ordinarie e straordinarie – per il calcolo della retribuzione mensile. La rendicontazione delle ore di servizio è utile anche in caso di ripetizioni dei professori all’interno dell’istituto: dal pacchetto ore acquistato dai genitori per le ripetizioni dello studente – prenotabile direttamente dalla piattaforma - vengono via via scalate le ore di lezioni effettuate.
La piattaforma consente di gestire il ciclo contabile passivo: ordini dei fornitori e fatturazione, che viene eseguita direttamente dal sistema.
Comunicazioni email
Tutte le comunicazioni email a docenti e studenti e il mailing promozionale (email marketing) avvengono tramite la piattaforma MailUp, di cui Aleide è rivenditore, per una migliore deliverability e successiva tracciabilità.
Le comunicazioni a docenti e studenti che vengono generate dalla piattaforma gestionale (manualmente e/o in automatico) passano da MailUp in maniera trasparente, senza che gli operatori dell'Istituto debbano accedere alla piattaforma MailUp.
L'invio delle fatture elettroniche avviene invece tramite PEC, laddove richiesto, tramite il collegamento - sempre in maniera trasparente - con il sistema di Fatturazione Elettronica Premium di cui Aleide è rivenditore.
Ecommerce
È inoltre possibile acquistare articoli di merchandising dell’istituto (abbigliamento e accessori brandizzati) e video lezioni all'interno del sito ecommerce sviluppato per la Scuola.
Il sito, che permette pagamenti con carte di credito e con Satispay, rappresenta un notevole risparmio di tempo sia per gli studenti sia per la segreteria.
La consegna della merce acquistata avviene sia in modo più classico recandosi in segreteria della scuola sia sfruttando un locker integrato con l'ecommerce.
Il locker permette agli studenti di poter ritirare la merce acquistata senza appesantire il lavoro della segreteria e soprattutto in qualsiasi momento senza quindi creare code durante l'intervallo.
Grazie all'integrazione con il locker gli studenti vengono avvertiti automaticamente tramite email/sms della disponibilità della merce e i genitori hanno la certezza dell'avvenuto ritiro, sempre tramite degli alert automatici.
Benefici
- Visibilità in rete dell’istituto e dei percorsi proposti
- Semplificazione dei processi amministrativi e di segreteria didattica
- Ottimizzazione della gestione documentale e delle comunicazioni scuola – famiglia
- Dematerializzazione documentale: risparmio economico e riduzione impatto ambientale